Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales - Space of Nutrition
1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La política de protección de datos personales se desarrolla en cumplimiento de los artículos
15 y 20 de la Constitución Política, así como, con fundamento en los artículos 17 literal k)
y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones
generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del
artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Esta política será aplicable a todos los datos
personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el Responsable
del tratamiento.
1.1. Alcance
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo
de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de NUTRITION
HOLDING S.A.S. , respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento,
procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las
obligaciones y lineamientos de la sociedad para la administración y tratamiento de los datos
personales que reposen en sus bases de datos y archivos. El presente Manual es aplicable a
los procesos de NUTRITION HOLDING S.A.S. que deban realizar el Tratamiento de los datos
(datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños,
niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.
1.2. Normatividad Aplicable
- Constitución Política de Colombia - Ley 1581 de 2012 - Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y
Capítulo 26 compilatorios de los decretos: • Decreto 1377 de 2013 • Decreto 886 de 2014 -
Ley 1266 de 2008 "Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data". -
Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.
DEFINICIONES Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la
LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del
decreto 1377 de 2013).
2.1. Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
2.2. Base de Datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
2.3. Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados
y sensibles:
2.3.1. Dato público:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y
a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas
a reserva.
2.3.2. Dato semiprivado:
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o
a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera,
crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
2.3.3. Dato privado:
Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y
para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos
que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos
laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones
tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad
Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con
información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los
responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
2.3.4. Dato sensible:
Es aquel que afecta la intimidad del Titular y cuya divulgación puede generar un riesgo o un
daño para este. Se consideran datos sensibles, entre otros, los que revelen el origen étnico
o racial, la orientación sexual, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, la información relacionada con la salud o la vida sexual, y los datos
biométricos.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.
2.4. Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
2.5. Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.6. Responsable de administrar las bases de datos:
Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del
tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner
en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de
Protección de datos.
2.7. Oficial de protección de Datos:
Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en
protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el
ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
2.8. Titular:
2.9. Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.10. Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder
a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.11. Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un
receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.
2.12. Transmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales
que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y
aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
3.1. Principio de Legalidad:
El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en
la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en
las demás disposiciones que la desarrollen.
3.2. Principio de Finalidad:
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la
Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3.3. Principio de Libertad:
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,
o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de
los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que
permita ser consultado con posterioridad.
3.4. Principio de Veracidad o Calidad:
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
3.5. Principio de transparencia:
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar
la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara
y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: - El tratamiento
al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo. - El carácter facultativo de la
respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos
sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. - Los derechos que le asisten como
Titular. - La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del
responsable del tratamiento.
3.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el
tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
3.7 Principio de seguridad
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del
tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la
responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en
conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los
usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben
conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones.
Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el POL-02 Políticas Internas de Seguridad,
de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación
de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del
responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los
3.8. Principio de Confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere
la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que
reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar
la recolección del dato personal, NUTRITION HOLDING S.A.S. solicitará al Titular del dato su
autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual
se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u
orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca
descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. No
será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: - Información requerida por
una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial. - Datos de naturaleza publica. - Casos de urgencia médica o sanitaria. -
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos. - Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por NUTRITION
HOLDING S.A.S., a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la
manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios: - Por escrito.
De forma oral. Mediante canales automatizados. - Mediante conductas inequívocas del titular
que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. NUTRITION HOLDING
S.A.S., con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal,
informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente: a) El Tratamiento al cual
serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; 0) El carácter facultativo de
la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o
sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como
Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono NUTRITION HOLDING
S.A.S.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es NUTRITION
HOLDING S.A.S., cuyos datos de contacto son los siguientes: - Dirección: Calle 20 # 14 - 79
Jamundí - Valle del Cauca - Correo electrónico: [email protected] - Teléfono:
3164981779 - Celular 3188429421
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
NUTRITION HOLDING S.A.S., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el
tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son
tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la
Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos
estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales
entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba
cumplir. El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información
relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades
asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.
8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo
necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las
normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes
relacionadas con el periodo de conservación.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del
Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los
datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos
personales. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la
autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la
presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d)
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la
ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.